Digitale ontsluiting van de P&C-cyclus
Met ingang van de Programmabegroting 2018-2021 zijn de P&C-producten ook digitaal beschikbaar via het internet (pcportal.ede.nl). Dit betekent ontsluiten via de website, waardoor documenten dynamischer en interactiever zijn. Momenteel zijn dit statische documenten (PDF). We verbeteren hierdoor de toegankelijkheid en inzichtelijkheid voor het bestuur en de burger. Met terugwerkende kracht worden ook Programmabegroting 2017-2020 en de Perspectiefnota 2018-2021 opgenomen, zodat alle P&C-producten in de nieuwe programmastructuur zijn opgenomen.

Visie op de organisatieontwikkeling

De ambitie van Ede is hoog. Dit leidt tot een hogere vraag naar capaciteit om deze ambitie waar te maken. We werken ook aan het op orde brengen van de basis. Dit vraagt eveneens tijd en capaciteit. Tegelijkertijd wordt de arbeidsmarkt krapper. Het continu vergroten van de ambtelijke capaciteit kan niet het enige antwoord zijn om de ambitie bij te houden en te bewerkstelligen. Daarom zetten we de komende jaren in op een flexibele organisatie. We streven naar een robuuste ambtelijke organisatie die haar wendbaarheid bereikt door in plaats van taak georiënteerd te opereren, opgave gestuurd werkt.
Om dit te bereiken is het nodig om medewerkers flexibel in te kunnen zetten. We zoeken daarbij naar een vorm waarbij het potentieel van de medewerker optimaal benut wordt en waarbij de medewerker uitgedaagd wordt zichzelf te blijven ontwikkelen.

Daarnaast zoeken we naar een vorm om een evenwicht te vinden tussen beschikbare capaciteit in relatie tot onze opgaves en ambities daarin. Om op langere termijn dit beter te kunnen managen hebben we een aantal verbetersporen uitgezet. Het doel is om te komen tot een systeem waarmee we inzicht hebben in de opgaven (de vraagkant) en de beschikbaarheid van capaciteit (onze resources). We moeten er outputafspraken mee kunnen vastleggen en we moeten keuzes kunnen maken. Aandachtspunt is dat we ook ruimte voor onvoorzien werk, invliegers of vele kleine dagelijkse vraagstukken die op ons af komen. Het systeem moet ons helpen om te plannen, maar ook om afwegingen te maken over capaciteit dan wel werk. Het systeem moet inzicht bieden en tegelijk hanteerbaar zijn.

We sturen er op om in genoemde ontwikkelingen een stap in te hebben gemaakt op het moment dat het nieuwe college aantreedt.

Overhead

  bedragen x € 1.000

  bedragen x € 1.000

Personeel en organisatie
Formatie
In de Programmabegroting 2017-2020 is voor 2018 een verwachte omvang van de formatie weergegeven van 751 fte. De formatie 2018 die te grondslag ligt aan de loonkosten is 783 fte.

Medewerker in ontwikkeling
Het tempo van de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers is lager dan we eigenlijk zouden willen. Enerzijds is er door de vele veranderingen en bezuinigingen te weinig tijd genomen voor persoonlijke ontwikkeling. Anderzijds blijft het besef dat voortdurend investeren in jezelf een vereiste is bij een deel van de medewerkers achter. Daardoor is de uitnutting CAO maatregelen als het ILB achtergebleven. Een impuls geven aan de kwaliteit staat hoog op de agenda in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie. Binnen verschillende clusters worden programma's uitgerold om op specifieke thema's op gebied van kennis en vaardigheden te kunnen verbeteren. In samenwerking met de Vrije Universiteit Amsterdam wordt een programma opgezet om het reeds gestarte traject rondom de organisatievisie verder te implementeren

Inclusieve organisatie
Het college en de organisatie Ede heeft uitgesproken om een inclusieve organisatie te willen zijn. Hier wordt over meerdere sporen aan gewerkt. Op verschillende plekken in de organisatie zijn er in het kader van de participatiewet mensen aan het werk gekomen. Concreet betekent dit naast de doelgroepen die we aan het werk krijgen via de pilot van het SamenWerkBedrijf op drie plekken in de organisatie arbeidsplaatsen hebben gerealiseerd. Daarnaast wordt er op verschillende facilitaire thema's gekeken hoe wij de inclusieve ambitie nog meer waar kunnen maken en volgt er nog een plan van aanpak organisatiebreed

Ziekteverzuim
Overzicht ziekteverzuim

De daling van het verzuim die in 2016 is ingezet, heeft zich tegen de landelijke trend in, in 2017 gecontinueerd. Hiermee is de doelstelling behaald om bij de best presterende 100.000+ gemeenten te behoren. De uitdaging is nu om dit lage verzuim te continueren. Verdere inspanningen op het thema duurzame inzetbaarheid zijn daarbij een voorwaarde. Onder andere veiligheid, vitaliteit en (persoonlijke) ontwikkeling staan hiervoor in 2018 op de agenda.

Inhuur derden
De inhuur derden is nog steeds aanzienlijk, waarbij de organisatie de afgelopen jaren zeer voorzichtig was met het vast in dienst nemen van mensen. Door nu vooral naar het meerjarig perspectief te kijken willen we de dalende inhuur trend verder inzetten. Met in het achterhoofd de steeds grotere krapte op arbeidsmarkt, en de lage mobiliteit binnen de organisatie, is het strategisch en kostentechnisch aantrekkelijk om de verhouding vast - flex ten faveure van vast te vergroten. Tevens wordt in 2018 het opgave gericht werken verder ingericht. We richten ons op het terugdringen van inhuur van 17% naar 5% tot 10%. Dat zal ook het aantrekkelijk werkgeverschap ten goede komen.

Visie op informatievoorziening
Onze visie op informatievoorziening is dat onze informatievoorziening:
▪   Op moderne leest geschoeid is.
▪   Aansluit op landelijke ontwikkelingen en standaarden, zoals vastgesteld door het Rijk, VNG en KING.
▪   Voldoet aan de BIG richtlijnen en aan de privacy-richtlijnen.

Om dit te bereiken ondernemen we onder meer de komende acties:

▪   Ede Online: Vernieuwen website Ede.nl. Dit betreft de ontwikkeling van www.ede.nl naar een modern dienstverleningskanaal en interactief platform voor en met inwoners en bedrijven in Ede.
▪   Het integreren van basisregistraties, GDI (Gemeenschappelijk en Gemeentelijke Digitale Infrastructuur) in onze plannen, onze informatie-architectuur en in ons portfolio van projecten.
▪   Moderniseren van de digitale werkplek.
▪   We nemen diverse maatregelen om het beveiligingsniveau van de gemeente Ede op te waarderen. We doen dit conform de BIG-richtlijnen.
▪   Er is veel vraag naar diensten om bestanden te kunnen delen met collega’s en zakelijke en regio-partners. Dit dient veilig en gebruiksvriendelijk te gebeuren. Daarnaast moet het ook op mobiele apparaten beschikbaar zijn. We investeren daarom in een nieuwe private cloud-oplossing in de Edese infrastructuur.

Stand van zaken Roadmap en overige verbeterslagen
Afgelopen jaren is er flink geïnvesteerd in nieuwe infrastructuur. Dit naar aanleiding van een eind 2014
gedefinieerde ICT roadmap. Deze is in uitvoering gegaan in 2015 en had als doel het gezond en veilig maken
van de ICT van de gemeente Ede. We zijn nog niet klaar met het afronden van de roadmap en ondertussen is
de groei van de ICT van de gemeente Ede (in de periode tussen start roadmap en nu) groter dan destijds
gedacht. We hebben een hybride ICT infrastructuur, dat betekent dat beschikbare capaciteit mee dient te
groeien met het gebruik van (grote) applicaties. In de Perspectiefnota heeft u middelen beschikbaar gesteld voor het afronden van de reparatiewerkzaamheden om een stabiele en veilige basis voor de ICT infrastructuur voor de gemeente neer te kunnen zetten.

Auditing, privacy en security
Auditing

Een van onze opgaves is het opzetten (professionaliseren) van het systeem van de administratieve organisatie en interne controle, het (laten) uitvoeren van audits, art. 213a onderzoeken en risicomanagement met bijbehorend (jaarlijks op te stellen) Auditplan. Dit vraagt om toezien op de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijfsvoering waaronder de toepassing van controlinstrumenten- en activiteiten zoals audits, collegeonderzoeken (213a GW), risicoanalyses, outcomemonitors, beleidsevaluaties. Daarnaast vindt onderzoek plaats door de Rekenkamercommissie en geeft de accountant vanuit zijn controle de nodige bevindingen aan, welke waar nodig een plaats krijgen in genoemd Auditplan.
In dit plan zijn opgenomen o.m. onderzoeken/audits op terrein van ICT, een Legal Audit, scan op integriteit, frauderisicoscan. De uitkomsten van het onderzoek naar de doorwerking van de rekenkameronderzoeken krijgen eveneens een plaats.
Onderdeel hiervan wordt ook de uitvoering van het door de gemeenteraad bij de behandeling van de Perspectiefnota 2018-2021 aangenomen amendement om € 2 ton te bestemmen voor het uitvoeren van externe audits naar de bedrijfsvoering van de organisatieonderdelen die knelpunten ervaren en de lange termijn beheersing van de interne organisatie. Gezien de samenhang met de organisatieontwikkeling loopt de uitvoering van de werkzaamheden over het jaar heen. Bij de programmarekening 2017 komen we hier op terug.
Ook het verder optimaliseren van een goed controlesysteem rondom Sociaal Domein (zoals opstellen goed doordacht controleprotocol, het doorzetten van de kwartaalgesprekken) ter waarborging van een goedkeurende accountantsverklaring zetten we door. De ambitie is daarbij om ook de accountantsverklaring weer op het oorspronkelijke tijdstip aan te bieden. Het Auditplan wordt periodiek behandeld en afgestemd in de Auditcommissie.

Privacy en security

Vanaf 25 mei 2018 moet de gemeente Ede voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de aanloop hier naar toe werken wij volgens het implementatieplan aan de activiteiten rond de aspecten governance, beleid, werkprocessen, bewustwording en beheer en opslag van gegevens. Rond dit laatste aspect hebben wij inmiddels een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en werken wij aan de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Op dit moment stellen wij een plan op waarmee de toezichthoudende rol op privacy en security na 25 mei 2018 geborgd is.

Actie vraagt eveneens het ENSIA traject. ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan het hier ook beter op sturen. Dit gaat plaatsvinden in de vorm van horizontale en verticale verantwoording richting het rijk. Deze verantwoording bestaat uit de zelfevaluatie, een IT-audit, een verklaring van het College van B&W en een passage over informatieveiligheid in het jaarverslag. Uitgangspunt van ENSIA is de single information audit. Dit betekent dat wij maar één keer per jaar de zelfevaluatie moeten uitvoeren. Dit jaar zijn we reeds gestart om de opzet en implementatie in de steigers te zetten zodat het in 2018 operationeel is. In de laatste Perspectiefnota heeft u hiervoor ook de benodigde middelen beschikbaar gesteld.

Fysieke veiligheid
De laatste jaren is er veel geïnvesteerd in fysieke maatregelen om veiligheid van medewerkers en bezoekers te waarborgen. De toegangsbeveiliging voor de gebouwen is aangepast. De verbouwing van de Publieksbalie is eind 2017 gestart en wordt in 2018 afgerond. Na de verbouwing voldoen we aan de hedentijdse eisen en wensen van de klant en ook aan de veiligheids- en Arbo eisen voor de medewerkers.

Digitale archivering en duurzame bewaring (E-depot)

De (documentaire) informatiehuishouding van de gemeente zal de komende jaren met behulp van het nieuwe DMS/Zaaksysteem op orde worden gebracht. Door een betere en meer volledige archivering en goede informatieverstrekking wordt de dienstverlening en de bedrijfsvoering, evenals de bestuurlijke ondersteuning sterk verbeterd (informatie en documenten zijn beter terug te vinden voor de organisatie en raadsleden).
De overgang van veel informatie op papier naar een zoveel mogelijk volledige digitale werkomgeving en dienstverlening leidt tot een nieuwe visie op het bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Bestaande en nieuwe wetgeving stellen hiervoor de kaders.
Aanvullend en volgend op DMS/Zaaksysteem en alle al bestaande informatiesystemen (vak applicaties) zal een duurzame digitale bewaaromgeving moeten worden gerealiseerd, het zogenaamde E-depot. Aanschaf, inrichting en implementatie van dit E-depot moet in 2018 gerealiseerd worden.